Personuppgifter – hyresgäster

Syfte med behandlingen

MHS Bostäder samlar in och behandlar de personuppgifter som behövs för att kunna administrera hyresrättsrelationen och för att erbjuda dig som är hyresgäst hos oss en trygg och bekväm boendemiljö samt god service.

MHS Bostäder behandlar endast de personuppgifter som är direkt kopplat till och krävs för att vi ska kunna utföra vår roll som avtalspart, hyresvärd och de kringtjänster som denna roll medför. All behandling av personuppgifter inom MHS Bostäder med dotterbolag sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. (GDPR)

Behandling av personuppgifter

Vanliga uppgifter inkluderar, men är inte begränsat till, följande:

• Namn
• Personnummer
• Mailadress
• Telefonnummer
• Adress

Insamling

De personuppgifter som vi hanterar är till största delen personuppgifter som du själv lämnar till oss. Genom att registrera en bostadsansökan samtycker du till vår behandling av dina personuppgifter, samt intygar att de uppgifter som du lämnar är fullständiga, sanningsenliga och korrekta.

Vissa uppgifter får vi även från andra källor, exempelvis din arbetsgivare, i samband med verifiering av din anställning.

Om du vistas i ett område där MHS Bostäder tillämpar kamerabevakning, innebär det att vi behandlar de uppgifter om dig som filmas. Dessa raderas automatiskt inom inställda tidsintervall. Du får tydlig information på sådan plats om att ett specifikt område är kamerabevakat.

Lagringstider

MHS Bostäder behåller inte dina personuppgifter längre tid än nödvändigt med hänsyn till ändamål med behandlingen. Avidentifiering i datasystem sker ca 1 år efter avflyttning.

I vissa fall där vi måste spara särskild information enligt lag, för att bevaka våra intressen eller om det finns misstanke om otillåtligt nyttjande av våra tjänster förbehåller vi oss rätten att spara uppgifterna så länge som det är nödvändigt för utredning av ärendet.

Utlämning av personuppgifter

MHS Bostäder är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter till part utanför MHS Bostäder och gör endast det i de fall det är nödvändigt för att uppfylla vårt åtagande som hyresvärd. I de fall utlämning sker finns ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättat som reglerar behandlandet av uppgifterna.

Det innebär att personuppgifter kan komma att lämnas exempelvis i samband med att entreprenörer utför arbeten i lägenheten eller leverantör som underhåller MHS Bostäders IT-system, där personuppgifter lagras. I de fall den uthyrda lägenheten finns i en fastighet som inte ägs av MHS Bostäder kan uppgifter även lämnas till fastighetsägaren. Uppgifter kan även lämnas ut till myndighet, kommun eller annan part vid utredning av brott, meddelande till socialtjänst med anledning av störning/uppsägning eller i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut. Vidare kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till din arbetsgivare för att kontrollera om din anställning.

Inga personuppgifter överförs till land utanför EU/EES och i de undantagsfall detta sker ingås avtal med leverantören för en säker överföring.

Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

MHS Bostäder strävar efter att ha en hög nivå när det gäller skydd av dina personuppgifter. Det innebär bl. a att MHS Bostäders anställda och leverantörer endast får tillgång till dina personuppgifter om det behövs för att de ska kunna utföra sina åtaganden. Det innebär även att vi aktivt arbetar med att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst och säkra de system som används. MHS Bostäder anlitar externa leverantörer av IT-säkerhet och informationssäkerhet för att kontinuerligt förbättra hanteringen av dina personuppgifter.

Dina rättigheter

Ändring av personuppgifter

MHS Bostäder arbetar aktivt med att säkerställa att vi har korrekta personuppgifter. Som registrerad hos MHS Bostäder har du rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga.

Enklast är att du själv uppdaterar dina personuppgifter på Mina sidor. Om du inte har tillgång till Mina sidor kan du kontakta vår bostadsförmedling för att få hjälp med att uppdatera dina personuppgifter. Om ditt ärende rör ändring av personnummer behöver du personligen kontakta vår bostadsförmedling.

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för korrespondens kan du när som helst meddela oss detta via e-post. Du har också rätt att begära att vi begränsar användningen av dina uppgifter om du inte anser att de är korrekta.

Begära registerutdrag

Som hyresgäst kan du en gång per kalenderår begära att få ett kostnadsfritt registerutdrag innehållande de personuppgifter som finns registrerade i våra system. 

Återkalla samtycke

MHS Bostäder behandlar personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning, baserat på rättsliga grunder, rättslig förpliktelse, berättigat intresse och samtycke.

Du har rätt att återkalla ditt samtycke.

Felaktig behandling

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning, har du rätt att kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontaktuppgifter

MHS Bostäder, org.nr. 802002-2177, med dotterbolag, är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter.

Postadress: Att: Dataskyddsombud, MHS Bostäder, Box 24241, 104 51 Stockholm
Telefon: 08-5280 86 00
E-post: info@mhsbostader.se